Em observância da legislação societária vigente, todas as sociedades limitadas e anônimas são obrigadas a realizar, até o 4º (quarto) mês seguinte ao do término do seu exercício social, uma reunião de sócios ou assembleia geral, conforme aplicável, para deliberar sobre as contas de sua administração.
Assim, para as sociedades cujo exercício social coincida com o ano civil, a data limite é 30 de abril de 2019.
Na reunião de sócios ou a assembleia geral ordinária de acionistas, os sócios ou acionistas deverão deliberar sobre (i) as contas dos seus administradores, (ii) o seu balanço patrimonial, e (iii) a destinação dos seus resultados. Também se destina a eleger ou reeleger os membros da administração da sociedade cujos mandatos tenham se expirados ou precisem ser renovados.
Alertamos que as sociedades devem observar as regras específicas a elas aplicáveis com relação (i) à publicação prévia das demonstrações financeiras, (ii) à disponibilização prévia das demonstrações financeiras para seus sócios ou acionistas, (iii) à obtenção de pareceres dos auditores independentes e do conselho fiscal, e (iv) à convocação (publicação) dos sócios ou acionistas.
A observância das formalidades acima (que variam de acordo com as características específicas de cada sociedade) é fundamental para garantir a inexistência de vícios que possam dar ensejo à anulação da reunião ou assembleia, além de atender às regras de governança corporativa e compliance.
As sociedades anônimas com menos de 20 acionistas e cujo patrimônio líquido, na data do encerramento do exercício fiscal, for inferior a R$1.000.000,00 estão dispensadas de publicar suas demonstrações financeiras, sendo necessário somente arquivá-las perante a Junta Comercial como anexo à assembleia geral ordinária. Nos demais casos, as sociedades anônimas devem publicar suas demonstrações financeiras nos Diário Oficial e outro jornal de grande circulação.
As sociedades limitadas ou o conjunto de sociedades sob controle comum que tiverem no exercício social anterior ativo total superior a R$240.000.000,00 ou receita bruta anual superior a R$300.000.000,00 também deverão providenciar a publicação de suas demonstrações financeiras, bem como a contratação de empresa de auditoria independente (trata-se de tema polêmico que tem sido objeto de discussão na esfera judicial). Nos demais casos, as sociedades limitadas estão dispensadas de publicar suas demonstrações financeiras, devendo, no entanto, permitir o acesso de tais documentos para seus sócios até trinta dias antes da data marcada para a reunião.
A aprovação de contas é obrigatória ainda que a sociedade não tenha apurado lucros. Ao aprovar as contas, a sociedade, além de cumprir com suas obrigações societárias e legais, exonera os seus administradores dos atos por eles praticados durante o exercício social objeto da deliberação. Ressaltamos, ainda, que a não aprovação das contas da sociedade pode prejudicar a obtenção de crédito, a formalização de contratos comerciais e de financiamentos e a participação em processos licitatórios.