O Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia – DREI, por meio da Instrução Normativa nº 79, de 14 de abril de 2020 (“IN 79”) e em atenção à Medida Provisória nº 931, publicada em 30 de março de 2020 (“MP 931”), estabelece e regulamenta a participação e votação à distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas.
A IN 79 permite e regulamenta as condições sob as quais tais sociedades realizarão as reuniões e assembleias de forma remota, que podem ser (i) semipresenciais, possibilitando aos acionistas, sócios ou associados a participarem e votarem presencialmente e à distância; ou (ii) digitais, possibilitando aos acionistas, sócios ou associados a participarem e votarem exclusivamente à distância, hipótese em que o conclave não será realizado em nenhum local físico, mas, para todos os fins legais, será considerado como realizado na sede da sociedade. As disposições da IN 79 não se aplicam aos conclaves em que a participação e a votação dos acionistas, sócios ou associados se der de forma exclusivamente presencial.
No que diz respeito à convocação, instalação e deliberação das reuniões e assembleias nas novas modalidades, além de atendidas as normas legais atinentes ao respectivo tipo societário e as disposições contratuais e estatutárias das empresas, as sociedades deverão, em observância aos preceitos trazidos pela IN 79: (i) disponibilizar os documentos e informações previamente à realização da reunião ou assembleia também por meio digital seguro; (ii) informar em destaque que a reunião ou assembleia será semipresencial ou digital, conforme o caso, indicando como se dará a participação e votação à distância de forma resumida; (iii) listar os documentos exigidos para que os acionistas, sócios ou associados, bem como seus representantes legais, sejam admitidos ao conclave; e (iv) disponibilizar o boletim de voto à distância, que deverá ser formulado como uma proposta, de forma que o sócio precise somente aprovar, rejeitar ou abster-se de votar em relação às matérias constantes da ordem do dia. O boletim de voto à distância deverá conter, além das matérias da ordem do dia, orientação sobre seu envio à sociedade, indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade e poderes do participante e orientação sobre as demais formalidades requisitadas para a validade do voto.
Considerar-se-á presente na reunião ou assembleia semipresencial ou digital, conforme o caso, o acionista, sócio ou associado (i) que a ela compareça ou que nela se faça representar fisicamente; (ii) cujo boletim de voto à distância tenha sido considerado válido pela sociedade; ou (iii) que, pessoalmente ou por meio de representante, registre sua presença no sistema eletrônico de participação e voto à distância disponibilizado pela sociedade. Ressalta-se que a sociedade não poderá ser responsabilizada por eventuais problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou de conexão dos participantes.
A IN 79 determina que o sistema eletrônico adotado pela sociedade deverá ser acessível e garantir segurança, confiabilidade e transparência do conclave, preservando o direito da participação, o exercício de direito de voto e a visualização dos documentos apresentados na assembleia aos acionistas, sócios ou associados. A gravação integral da reunião, acompanhada dos documentos aplicáveis, deverá ser mantida arquivada na sede da empresa pelo prazo legal aplicável à ação de anulação prevista em lei.
Por fim, os livros e atas da respectiva reunião ou assembleia poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, que certificarão em tais documentos os sócios presentes, e deverão preencher os mesmos requisitos cabíveis da Instrução Normativa DREI nº 38[1], de 2017. Na hipótese de a ata do conclave não ser elaborada em documento físico: (i) as assinaturas dos membros da mesa deverão ocorrer por meio de certificado digital, credenciado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil ou quaisquer outros meios de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma digital; (ii) deverá haver a possibilidade de impressão em papel, a qualquer momento, por quaisquer sócios; e (iii) o presidente ou o secretário deve declarar expressamente que atendeu todos os requisitos para sua realização.
Em decorrência da pandemia do COVID 19, as reuniões ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas poderão ocorrer de forma semipresencial ou digital, desde que os acionistas, sócios ou associados se façam presentes nos termos da IN79 ou declarem expressamente sua concordância.
O Costa Tavares Paes Advogados está à disposição para prestar quaisquer informações sobre os aspectos relacionados à IN 79, à MP 931 e auxílio na realização dos conclaves.
O presente informativo não tem caráter de opinião legal.